Việc thu hút các kế hoạch quan hệ công chúng có thể giúp doanh nghiệp truyền rộng rãi thông điệp của mình, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn và tăng doanh thu. Kế hoạch thành công sẽ giúp công ty đi xa hơn nhiều so với việc thu hút sự chú ý của giới truyền thông. Trên thực tế, các chiến dịch quan hệ công chúng thường khó tiếp cận và phức tạp hơn nhiều.
Khách hàng đòi hỏi kế hoạch chiến lược, tư duy sáng tạo, lập ngân sách thông minh và khả năng đối phó với những tình huống không lường trước. Quan hệ công chúng là một lĩnh vực xây dựng danh tiếng rất hào hứng và vui nhộn. Nhưng nó cũng đòi hỏi tính kỷ luật và tinh thần “can-do” để đạt được thành công.
Xác định các mục đích và mục tiêu kế hoạch quan hệ công chúng của bạn.
Thông thường, chủ doanh nghiệp cho rằng mục tiêu của họ là “nâng cao nhận thức” trong khi họ thực sự muốn đạt được nhiều hơn thế nữa. Là chủ doanh nghiệp, bạn muốn làm nhiều hơn là chỉ đơn thuần nâng cao nhận thức về doanh nghiệp của bạn. Mục tiêu chính của bạn là tăng doanh thu và lợi nhuận. Mục tiêu đó phải là trọng tâm chính của kế hoạch PR của bạn.
Xác định đối tượng mục tiêu của bạn, hoặc “công chúng mục tiêu của bạn”.
Điều này bao gồm không chỉ các phương tiện truyền thông, có thể giúp bạn truyền bá thế giới về doanh nghiệp của bạn; Nó cũng bao gồm các bên liên quan, khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp và các đại lí khác, thành viên cộng đồng, lãnh đạo công ty và nhân viên.
Chuyển những người này vào cơ sở dữ liệu bao gồm thông tin liên lạc đầy đủ của họ. Bạn có thể cần liên hệ với công chúng của bạn một vài lần trong suốt chiến dịch – gửi lời mời, lời nhắc và cảm ơn chân thành – chưa kể đến những nỗ lực tiếp cận vượt xa tương lại.
Phát triển các chiến lược và chiến thuật kế hoạch quan hệ công chúng, hiểu rằng hai thứ này rất khác nhau.
Ví dụ: chiến lược của bạn có thể là thúc đẩy việc khai trương tòa nhà mới cho cho công ty. Các chiến thuật mà bạn có thể sử dụng có thể bao gồm việc tổ chức lễ cắt băng khánh thành và mời các phương tiện truyền thông địa phương và các quan chức chính phủ, tài trợ một bữa tiệc ngoài trời cho khách hàng tiềm năng và những người thuê để nhà kinh doanh gần đó, và khởi động một chiến dịch email cộng đồng.
Phát thảo các thông điệp chính trong kế hoạch quan hệ công chúng.
Hãy chắc chắn rằng chúng phù hợp nhưng không nhất thiết phải giống nhau giữa các công chúng mục tiêu. Ví dụ: bạn có thể cho khách hàng tiềm năng biết rằng phần bổ sung xây dựng mới sẽ cho phép bạn phục vụ nhiều khách hàng hơn và trong thời gian dài hơn. Bạn cũng có thể gửi thông điệp này đến cộng đồng nói chung, chia sẻ với họ rằng bạn sẽ có thể thuê nhiều nhân viên hơn, điều này sẽ cải thiện nền kinh tế địa phương.
Lên ngân sách cho kế hoạch quan hệ công chúng.
Hãy thực tế và hoạch định tiền cho những sự cố không lường trước được. Ví dụ: bạn có thể lên kế hoạch cho một bữa tiệc ngoài trời cộng đồng kéo dài trong bốn giờ đồng hồ và mua thực phẩm, đồ uống và món tráng miệng cho phù hợp.
Nhưng nếu có thêm nhiều người đến sau bốn giờ, bạn có thể quyết định mở rộng sự kiện này – với tinh thần thiện chí – thêm hai giờ nữa. Vì lý do này, bạn nên cộng thêm 10% vào ngân sách quan hệ công chúng.
Xây dựng danh sách công việc chi tiết và thời gian biểu để bạn có thể thực hiện chiến thuật quan hệ công chúng với hiệu quả tối đa. Sự thành công của kế hoạch quan hệ công chúng của bạn sẽ phụ thuộc phần lớn vào khả năng của bạn nhằm kịp deadline.
Lập kế hoạch khủng hoảng.
Ví dụ, hãy nghĩ đến kế hoạch dự phòng nếu có cơn bão phá tan bữa tiệc ngoài trời của bạn và buộc khách mời phải tham dự trong nhà.
Xem đi xem lại lại danh sách công việc và thời gian biểu trong suốt chiến dịch, thực hiện các điều chỉnh nếu cần.
Quan hệ công chúng rất dễ thay đôit. Bạn phải sẵn sàng sửa đổi kế hoạch của mình khi điều kiện bảo đảm.
Dàn dựng các sự kiện cho nỗ lực marketing sắp tới.
Chụp ảnh hoặc quay video sự kiện, vì những hình ảnh này có thể được sử dụng trên trang web của bạn và trong các ấn phẩm quảng cáo trong tương lai.