Quan hệ công chúng liên quan đến việc quản lý truyền thông giữa cá nhân, tổ chức, công ty, doanh nghiệp hoặc các tổ chức khác và công chúng. Một số hoạt động có thể bao gồm trong chiến dịch quan hệ công chúng là làm việc với các phương tiện truyền thông, phát biểu tại các sự kiện và hội nghị, xử lý quản trị danh tiếng và các vấn đề khủng hoảng, truyền thông nhân viên giữa các công ty, lập kế hoạch và triển khai các phương tiện truyền thông xã hội. Các chiến dịch là một phần không thể tách rời của các quan hệ công chúng hiệu quả, dựa vào kế hoạch và quản lý toàn diện.
Phân tích tình huống
Trước khi bắt đầu chiến dịch quan hệ công chúng, hãy tính đến tình hình hiện tại của tổ chức, công ty hay cá nhân. Nếu có một vấn đề cụ thể cần được giải quyết, ví dụ như tình hình khủng hoảng, đó sẽ là điểm nhấn của chiến dịch. Nếu mục đích đơn giản là để chiếm thị phần và tầm nhìn, thì sẽ rất thận trọng khi xem xét việc công ty nhận thức được khách hàng và công chúng như thế nào. Tất cả mọi thứ đang diễn ra trong và ngoài tổ chức cần được tính toán trong quá trình phát triển chiến dịch quảng cáo.
Xác định mục tiêu
Sau khi tình hình được phân tích, xác định các mục tiêu chính xác của chiến dịch quảng cáo. Viết ra các mục tiêu cụ thể mà tất cả mọi người trong nhóm đều có thể hiểu được rõ ràng. Xem xét các yếu tố như vấn đề ngân sách và thời gian, tất cả các mục tiêu đều có thể đạt được một cách hợp lý. Với các nguồn lực sẵn có, mỗi mục tiêu cần phải thực tế. Cuối cùng, cần xây dựng một thời gian để giúp theo dõi từng bước khách quan.
Nhận diện nhóm công chúng
Xác định các nhóm công chúng mục tiêu mà công ty muốn tác động bằng thông điệp truyền thông. Ví dụ: xác định nhóm nào quan tâm đến vấn đề cần truyền đạt hoặc nhóm mà bạn muốn làm họ chú ý đến. Một số thông tin này sẽ trở nên rõ ràng trong khi tiến hành phân tích tình huống. Để tìm ra nơi mà công chúng mục tiêu tồn tại, hãy thực hiện các tìm kiếm từ khoá online. Điều này có thể tiết lộ các nhóm và vị trí cụ thể để nhắm mục tiêu trong giai đoạn truyền tải tin tức của kế hoạch. Trong khi xác định các nhóm công chúng, hãy nhận diện thái độ của từng người đối với tình huống hoặc tổ chức của bạn nói chung. Điều này sẽ cho phép bạn điều chỉnh thông điệp cho phù hợp.
Tạo tài liệu đa diện
Thiết kế các vật liệu có thể có nhiều mục đích cho việc phân phối. Ví dụ, thực hiện thông cáo báo chí với những thông điệp có ý nghĩa liên quan đến các hoạt động của tổ chức. Viết các bài báo có chứa thông tin hữu ích cho khách hàng tiềm năng. Sử dụng dữ liệu được tìm được thông qua việc kiểm tra ý kiến của công chúng về tổ chức của bạn, nhấn mạnh những điều tích cực và mối quan tâm của công chúng để điều chỉnh cho phù hợp. Tạo video ngắn để đăng tải trên trang web và mạng xã hội của công ty. Hãy xem xét việc sản xuất bản tin trực tuyến hoặc gửi thư cho khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.
Phân phối và truyền đạt thông tin
Tìm cơ hội để thảo luận về những gì mà công ty đã làm để giúp cộng đồng. Tham dự các sự kiện mà tập trung vào các hoạt động tích cực cho khách hàng tiềm năng. Viết về mỗi hoạt động mà tổ chức tham gia và đăng lên nó trên trang web của công ty, trong blog và trong các thông cáo báo chí. Xuất bản các bài viết trên các ấn phẩm địa phương, quốc gia và trực tuyến. Phân phối thông tin trên nhiều phương tiện truyền thông như các trang mạng xã hội. Tiếp cận nhắm đối tượng mục tiêu thông qua các tạp chí trực tuyến, các phương tiện truyền thông và bằng các thông báo bản tin.