Quan hệ công chúng là cách công ty tương tác với công chúng, duy trì quan hệ với cộng đồng và thu thập thông tin quan trọng của công ty sau đó truyền tải đến người tiêu dùng và các bên quan tâm khác. Một doanh nghiệp nhỏ cần thông thạo trong việc thực hiện quan hệ công chúng và tránh nhìn việc xem quan hệ công chúng như là phương tiện để phản ứng lại với scandal. Thực hiện quan hệ công chúng có nghĩa là tuân theo các nguyên tắc cơ bản tạo nên danh tiếng tích cực cho công ty của bạn trên thị trường.
Lừa dối
Không bao giờ nói dối công chúng bằng bất cứ thông tin nào mà bạn công bố. Lời nói dối sẽ bị vạch trần và hậu quả từ sự lừa dối có thể tồi tệ hơn vấn đề mà bạn đang cố che giấu. Công bố sự thật theo cách làm sáng tỏ nhiều điều tích cực nhất về công ty nhất có thể.
Thông tin liên lạc
Tất cả các tài liệu quan hệ công chúng xuất phát từ công ty bạn cần phải có thông tin liên lạc bao gồm tên liên lạc, số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ gửi thư. Tạo cho công chúng cơ hội theo dõi thông tin bạn phát hành và giới truyền thông có cơ hội trình bày thêm thông tin nếu họ tìm thấy câu chuyện thú vị.
Thông tin mục tiêu
Sử dụng dịch vụ phân phối bản phát hành thông cáo báo chí có thể tốn tiền và làm cho quá trình truyền thông tin ra ngoài công chúng là trở nên tốn kém. Trước khi phát hành thông tin, nhắm công chúng mục tiêu mà bạn cảm thấy sẽ có mối quan tâm lớn nhất đối với thông cáo báo chí hoặc dữ liệu marketing.
Hình ảnh
Một thông cáo báo chí viết bằng văn bản có thể giúp công chúng hiểu được vấn đề mà bạn đang cố gắng thực hiện. Chèn thêm một hình ảnh thích hợp vào thông cáo báo chí có thể tạo cho công chúng cái nhìn thị giác hoặc sẽ nhấn mạnh đến thông điệp của bạn, hoặc làm rõ bất kỳ sự nhầm lẫn tiềm ẩn nào mà thông điệp của bạn có thể gây ra.
Quan hệ với giới truyền thông
“Đồng minh” tốt nhất của quan hệ công chúng đó là các nhà báo. Quan hệ với giới truyền thông tốt sẽ không chỉ tạo thuận lợi cho các ấn phẩm báo chí của bạn được in ở những trang báo mà công chúng quan tâm, mà họ cũng có thể đưa ra các cuộc phỏng vấn cá nhân sẽ làm cho công ty có cơ hội để trình bày.
Công cụ
Hiểu được tất cả các công cụ quan hệ công chúng theo ý của bạn và biết cách sử dụng chúng. Thông cáo báo chí, bài phát biểu, phỏng vấn cá nhân, hội thảo, phát sóng web và các mẩu thư trực tiếp chỉ là một vài công cụ mà chuyên viên quan hệ công chúng có thể sử dụng để tiếp cận đối tượng mục tiêu.
Thời gian
Một vài việc trong quan hệ công chúng có thể được lên lịch để việc phát hành tốt hơn. Ví dụ, việc công bố một sản phẩm mới là điều mà chuyên viên quan hệ công chúng có thể phối hợp với nhóm marketing để có hoạch định thời điểm chính xác. Tuy nhiên, nhóm quan hệ công chúng cũng nên chuẩn bị để phát hành thông tin quan trọng vào một thông báo thời điểm để trùng với scandal hoặc trường hợp khẩn cấp của doanh nghiệp.
Khả dụng
Phóng viên không thể xác nhận thông tin kịp thời để đưa ra thời hạn in nếu bạn sẵn sàng. Việc luôn sẵn sàng rất quan trọng đối với chuyên gia quan viên công chúng, và điều đó có nghĩa là bạn phải cung cấp tất cả thông tin liên lạc của mình cho giới truyền thông và luôn luôn có thể trả lời điện thoại bất cứ lúc nào.
Luôn chủ động
Công ty của bạn không nên thời điểm công bố các tài liệu quan hệ công chúng. Bạn nên duy trì sự chủ động trong việc tìm kiếm các cách thức mới để thu thập thông tin cho người tiêu dùng hoặc giới truyền thông. Hãy sẵn sàng cho các bài phát biểu và hội thảo, và trở thành thành viên tích cực trong các tổ chức nghề nghiệp và tổ chức của thành phố.
Kiểm chứng thông tin
Không bao giờ công bố thông tin cho đến khi chúng đã được kiểm tra kỹ lưỡng. Xây dựng một hệ thống kiểm tra thực tế cho các thông cáo báo chí và tất cả các tài liệu quan hệ công chúng sẽ thu thập thông tin cho tất cả các bên liên quan để kiểm chứng trước khi công khai.