Chức năng và nhiệm vụ của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là phương pháp truyền thông với mục tiêu chính nhằm đảm bảo chức năng thông suốt các hoạt động của một tổ chức. Truyền thông nội bộ thực hiện nhiều chức năng khác nhau nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ thảo luận một vài chức nay cơ bản của truyền thông nội bộ.

– Hỗ trợ trong việc ra quyết định: Quản trị nhằm đưa ra quyết định trong các lĩnh vực khác nhau với mục đích thông suốt các hoạt động tổ chức. Truyền thông nội bộ giúp ban quản trị đưa ra các quyết định phù hợp và kịp thời bằng cách cung cấp thông tin trong các lĩnh vực liên quan.

– Quản lý điều phối và quản lý hợp tác: Có nhiều phòng ban trong một tổ chức và có sự phối hợp giữa các phòng ban này với nhau để thiết lập bầu không khí đồng nhất trong tổ chức. Truyền thông nội bộ tạo điều kiện cho việc phối hợp và hợp tác bằng cách liên kết các phòng ban khác nhau thông qua các thông tin thích hợp. Việc nâng cao hiểu biết và tăng cường hợp tác đảm bảo cho sự phối hợp nhịp nhàng, đồng thời, truyền thông nội bộ còn nâng cao quá trình phối hợp bằng cách cung cấp các thông tin cần thiết.

– Khơi dậy nguồn cảm hứng: Nhà quản trị tạo cảm hứng giữa các nhân viên thông qua truyền thông nội bộ. Các nhà lãnh đạo cấp cao luôn luôn cố gắng truyền đạt với cấp dưới để họ có thể làm việc tích cực và đạt được mục tiêu của tổ chức.

– Gia tăng tinh thần của nhân viên: Tinh thần ở đây là tinh thần cá nhân, tinh thần tập thể và tinh thần của nhân viên liên quan đến sự lắng nghe và niềm tin. Tinh thần làm việc thấp làm cho nhân viên cảm chán nản và thất vọng. Nhà quản trị luôn cố gắng nâng cao tinh thần của nhân viên thông qua truyền thông nội bộ làm cho họ nghĩ rằng mình là một thành phần quan trọng của tổ chức.

– Hỗ trợ lập kế hoạch: Lập kế hoạch là một trong những chức năng quan trọng nhất trong việc quản trị. Truyền thông nội bộ tạo thuận lợi cho quy trình lập kế hoạch bằng cách cung cấp thông tin, quan điểm, ý tưởng, hậu cần… từ các lĩnh vực khác nhau trong và ngoài tổ chức. Nếu không có hệ thống thông tin liên lạc thích hợp thì các kế hoạch sẽ không được vạch ra và tiến hành hiệu quả.

– Tạo động lực: Tạo động lực cho người nhận đáp ứng nguyện vọng là chức năng quan trọng của truyền thông. Trong truyền thông tổ chức, nhiệm vụ chính của truyền thông nội bộ là thúc đẩy nhân viên làm việc hòa thuận để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

– Trao đổi thông tin: Trao đổi thông tin giữa các phòng ban bên trong tổ chức là một chức năng quan trọng của truyền thông nội bộ. Việc này cũng tạo điều kiện cho việc trao đổi tin tức, quan điểm, khái niệm, tâm tư, suy nghĩ, cảm xúc… giữa ban quản trị và nhân viên.

– Đánh giá hiệu quả làm việc: Đánh giá hiệu quả là một chức năng quan trọng khác của truyền thông. Truyền thông nội bộ được sử dụng làm công cụ để đánh giá hiệu suất của mọi người hoặc từng bộ phận của tổ chức. Nếu có bất kỳ sai lệch nào giữa tiêu chuẩn quy định và thực tế, người giám sát sẽ làm rõ cấp dưới bằng cách đưa ra kế hoạch hành động khắc phục thông qua giao tiếp nội bộ.

– Kiểm soát: Kiểm soát là một chức năng quan trọng khác của quản trị và truyền thông nội bộ đóng vai trò tối quan trọng trong quá trình kiểm soát này. Truyền thông nội bộ cung cấp thông tin cho ban điều hành các vấn đề khác nhau hỗ trợ việc quản lý thiết lập hệ thống kiểm soát trong tổ chức.

– Loại bỏ tin đồn: Trong một tổ chức có nhiều kiểu nhân viên khác nhau. Đôi khi có thể có tin đồn; Hoặc thông tin giả mạo có thể bị rò rỉ tạo ra trạng thái bất ổn trong nhân viên. Nếu hệ thống truyền thông nội bộ được thiết lập tốt thì việc quản trị có thể liên tục giữ tương tác với nhân viên về mọi sự thay đổi trong tổ chức làm giảm tin đồn. Vì vậy, loại bỏ tin đồn là một chức năng quan trọng của truyền thông nội bộ.

Tóm lại, có thể nói rằng truyền thông nội bộ rất đa năng và quan trọng. Sự thành công của bất kỳ tổ chức và hoạt động kinh doanh nào phụ thuộc phần lớn vào sự thành công của hệ thống truyền thông nội bộ.